Die Nebenkostenabrechnung ist die Aufgabe, die Vermieter am häufigsten aufschieben – und am häufigsten falsch machen. Dabei ist sie kein Hexenwerk: Sie sammeln die Rechnungen eines Jahres, sortieren aus, was nicht umlagefähig ist, verteilen den Rest nach einem festen Schlüssel und ziehen die Vorauszahlungen ab. Fehler entstehen fast immer an denselben Stellen: fehlende Belege, falscher Zeitraum, Kosten, die nicht umgelegt werden dürfen, und versäumte Fristen.
Dieser Ratgeber folgt dem Ablauf, den auch die Quodomo-App nutzt: Belege prüfen, abrechnen, versenden, buchen.
Die Frist: zwölf Monate ab Ende des Abrechnungszeitraums
Die wichtigste Regel zuerst: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei einer Abrechnung nach Kalenderjahr ist das der 31. Dezember des Folgejahres.
Verpassen Sie die Frist, verlieren Sie jede Nachforderung – egal wie hoch. Ein Guthaben des Mieters bleibt dagegen bestehen, und abrechnen müssen Sie trotzdem. Ausnahme: Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten, etwa weil der Grundsteuerbescheid oder die Abrechnung der Hausverwaltung erst spät kommt. Dann sollten Sie schnell nachreichen, sobald die Unterlage da ist.
Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen. Er muss nicht das Kalenderjahr sein, aber das Kalenderjahr ist praktisch: Grundsteuer, Versicherung und die meisten Versorger rechnen ebenfalls jährlich ab.
Schritt 1: Kosten und Belege sammeln
Grundlage jeder Abrechnung sind die Rechnungen des Jahres, sortiert nach Kostenart. Legen Sie für jedes Objekt einmal die Kostenarten an, die tatsächlich anfallen – typischerweise Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Heizung, Wasser, Entwässerung, Müll und Gebäudereinigung. Danach ordnen Sie jede Rechnung einer Kostenart zu.
Zwei Dinge sind dabei entscheidend:
- Der Leistungszeitraum, nicht das Rechnungsdatum. Die Wasserrechnung vom Februar 2026 betrifft meist das Jahr 2025. Ohne Leistungszeitraum landet sie im falschen Jahr – eine der häufigsten Fehlerquellen. Bei Rechnungen, die über den Jahreswechsel laufen, wird nur der Anteil angesetzt, der ins Abrechnungsjahr fällt.
- Vollständigkeit. Fehlt eine Rechnung, die jedes Jahr kommt (Grundsteuer, Versicherung), rechnen Sie zu niedrig ab. Vergleichen Sie Kostenart für Kostenart mit dem Vorjahr.
Schritt 2: Aussortieren, was nicht umlagefähig ist
Umlegen dürfen Sie nur Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung – und nur die, die im Mietvertrag vereinbart sind. Ein Verweis auf die BetrKV im Mietvertrag genügt dafür. „Sonstige Betriebskosten“ (Nr. 17) müssen dagegen einzeln benannt sein.
Umlagefähige Kosten nach § 2 BetrKV
| Nr. | Kostenart | Beispiele und Hinweise |
|---|---|---|
| 1 | Laufende öffentliche Lasten | Grundsteuer |
| 2 | Wasserversorgung | Wasserverbrauch, Grundgebühr, Miete und Eichung der Wasserzähler |
| 3 | Entwässerung | Schmutz- und Niederschlagswasser |
| 4–6 | Heizung und Warmwasser | Brennstoff, Wartung, Messdienst, Schornsteinfeger-Messung, Strom der Heizungsanlage |
| 7 | Aufzug | Betriebsstrom, Wartung, Prüfung, Notruf – keine Reparaturen |
| 8 | Straßenreinigung, Müllbeseitigung | Müllgebühren, Papiertonne, Sperrmüll |
| 9 | Gebäudereinigung, Ungezieferbekämpfung | Treppenhausreinigung, laufende Schädlingsbekämpfung |
| 10 | Gartenpflege | Rasen, Hecke, Laub, Erneuerung von Pflanzen |
| 11 | Beleuchtung | Allgemeinstrom für Treppenhaus, Keller, Außenbeleuchtung |
| 12 | Schornsteinreinigung | Kehrgebühren |
| 13 | Sach- und Haftpflichtversicherung | Wohngebäude-, Glas-, Haftpflicht-, Elementarversicherung |
| 14 | Hauswart | nur der Anteil für umlagefähige Tätigkeiten, nicht für Reparaturen oder Verwaltung |
| 15 | Antenne/Breitband | TV-Versorgung seit 1. 7. 2024 nicht mehr; nur noch Glasfaser-Bereitstellungsentgelt unter Bedingungen |
| 16 | Wäschepflege | Gemeinschaftswaschmaschinen: Strom, Wartung, Reinigung |
| 17 | Sonstige Betriebskosten | nur wenn im Mietvertrag ausdrücklich benannt, z. B. Wartung von Rauchwarnmeldern, Dachrinnenreinigung |
Nicht umlagefähige Kosten – die trägt immer der Vermieter
| Kostenart | Warum nicht |
|---|---|
| Verwaltungskosten (Hausverwaltung, WEG-Verwalter) | ausdrücklich ausgenommen (§ 1 Abs. 2 BetrKV) |
| Instandhaltung und Reparaturen | ausdrücklich ausgenommen – auch wenn der Hausmeister sie erledigt |
| Instandhaltungs-/Erhaltungsrücklage der WEG | keine laufende Betriebskost, sondern Ansparung für Reparaturen |
| Bankgebühren, Porto, Fahrtkosten | Kosten Ihrer Vermietertätigkeit |
| Steuerberatung, Rechtsberatung | Werbungskosten des Vermieters |
| Mietausfall- und Rechtsschutzversicherung | schützen den Vermieter, nicht das Gebäude |
| Erstanschaffungen (Mülltonnen, Gartengeräte, Rauchwarnmelder-Kauf) | Investition, keine laufenden Kosten |
| Miete von Rauchwarnmeldern | nach BGH (2022) nicht umlagefähig; die Wartung schon |
| Kosten leerstehender Wohnungen | Anteil bleibt beim Eigentümer |
| Kabel-TV (seit Juli 2024) | Nebenkostenprivileg ist entfallen |
Eigentumswohnung: Hausgeldabrechnung ist keine Nebenkostenabrechnung
Bei einer vermieteten Eigentumswohnung ist die Hausgeldabrechnung der WEG die wichtigste Quelle – aber Sie können sie nicht einfach weiterreichen. Sie enthält Verwaltungskosten, Rücklage und Reparaturen, die nicht umlagefähig sind, und sie verteilt nach Miteigentumsanteilen, während Ihr Mietvertrag meist die Wohnfläche vorsieht. Übernehmen Sie die umlagefähigen Positionen und verteilen Sie sie nach dem Schlüssel aus Ihrem Mietvertrag.
Schritt 3: Den richtigen Umlageschlüssel wählen
Der Umlageschlüssel bestimmt, welchen Anteil eine Wohnung an den Gesamtkosten trägt. Gilt im Mietvertrag nichts anderes, wird nach Wohnfläche verteilt (§ 556a Abs. 1 BGB).
| Schlüssel | Geeignet für | Achtung |
|---|---|---|
| Wohnfläche | Grundsteuer, Versicherung, Reinigung, Gartenpflege | Gesamtfläche inklusive leerer Wohnungen |
| je Wohneinheit | Müll bei gleich großen Wohnungen, Wartungspauschalen | benachteiligt kleine Wohnungen |
| Personenzahl | Wasser und Müll ohne Zähler | Personenzahl muss tagesgenau dokumentiert sein |
| Verbrauch | Wasser, Strom mit Zählern | Pflicht, wo Zähler vorhanden sind |
| Festbetrag je Einheit | Kosten, die eine Wohnung voll trägt, z. B. eigener Stellplatz | |
| Heizkostenverordnung | Heizung und Warmwasser | 50–70 % nach Verbrauch, Rest nach Fläche |
Heizung und Warmwasser sind ein Sonderfall: In Gebäuden mit zentraler Heizung schreibt die Heizkostenverordnung vor, 50 bis 70 % nach Verbrauch abzurechnen. Diese Abrechnung erstellt in aller Regel der Messdienst (Techem, ista, Brunata & Co.). Ihre Aufgabe ist, die Ergebnisse je Wohnung in Ihre Abrechnung zu übernehmen. Seit 2023 kommt die Aufteilung der CO₂-Kosten hinzu: Je schlechter das Gebäude energetisch ist, desto größer ist Ihr Anteil als Vermieter. Der Messdienst weist die Aufteilung meist mit aus.
Den einmal gewählten Schlüssel können Sie nicht beliebig ändern. Er gilt, bis Sie ihn mit dem Mieter neu vereinbaren oder auf Verbrauchserfassung umstellen.
Schritt 4: Anteil je Mieter berechnen
Für jede Kostenart rechnen Sie in drei Stufen:
- Jahresanteil des Belegs: Welcher Teil der Rechnung fällt in den Abrechnungszeitraum?
- Anteil der Wohnung nach Umlageschlüssel, z. B. 68 m² von 412 m² = 16,5 %.
- Anteil des Mieters nach Mietdauer, tagesgenau: Wer am 1. April eingezogen ist, trägt 275 von 365 Tagen.
Daraus ergibt sich der Kostenanteil des Mieters. Davon ziehen Sie die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen ab – nicht die vereinbarten. Positiv ist eine Nachzahlung, negativ ein Guthaben.
Leerstand und Mieterwechsel
Stand eine Wohnung leer, trägt der Eigentümer ihren Anteil. Dasselbe gilt für die Tage zwischen zwei Mietverhältnissen. Die Kosten dürfen nicht auf die übrigen Mieter umverteilt werden – deshalb gehört die Fläche leerer Wohnungen immer in die Gesamtfläche.
Bei einem Mieterwechsel im Jahr erstellen Sie zwei Abrechnungen für dieselbe Wohnung, jeweils für die Tage des Mietverhältnisses.
Schritt 5: Die Abrechnung formal richtig aufbauen
Damit die Abrechnung wirksam ist, muss sie nach der Rechtsprechung des BGH mindestens enthalten:
- die Gesamtkosten je Kostenart,
- den Umlageschlüssel – und wenn er nicht selbsterklärend ist, eine Erläuterung,
- die Berechnung des Anteils des Mieters,
- den Abzug der Vorauszahlungen.
Dazu gehören der Abrechnungszeitraum, die Wohnung, der Mietzeitraum und das Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben. Fehlt einer der Pflichtbestandteile, ist die Abrechnung formell unwirksam – und wird sie nicht innerhalb der Frist korrigiert, ist die Nachforderung verloren. Inhaltliche Fehler (eine falsche Zahl) können Sie dagegen auch nach Fristablauf noch zugunsten des Mieters korrigieren.
Vor dem Versand prüfen
- Alle wiederkehrenden Kostenarten des Vorjahres haben einen Beleg
- Jeder Beleg hat den richtigen Leistungszeitraum
- Keine Verwaltungs-, Reparatur- oder Rücklagenkosten enthalten
- Gesamtfläche enthält leerstehende Wohnungen
- Mietzeitraum stimmt bei Ein- und Auszug im Jahr
- Tatsächlich gezahlte Vorauszahlungen abgezogen, nicht die vereinbarten
- Heizkostenabrechnung des Messdienstes übernommen
- Wirtschaftlichkeit plausibel: keine Ausreißer gegenüber Vorjahr ohne Erklärung
Achten Sie auch auf das Wirtschaftlichkeitsgebot: Sie dürfen nur Kosten umlegen, die bei ordentlicher Bewirtschaftung angemessen sind. Ein überteuerter Hausmeistervertrag oder eine Versicherung zum doppelten Marktpreis kann der Mieter beanstanden.
Schritt 6: Versenden und Belege bereithalten
Schicken Sie die Abrechnung mit einem kurzen Anschreiben: Abrechnungsjahr, Ergebnis, Zahlungsziel bzw. Erstattung und der Hinweis, dass der Mieter die Belege einsehen kann. Üblich ist ein Zahlungsziel von 30 Tagen – das Gesetz schreibt keines vor, der BGH gesteht dem Mieter aber eine angemessene Prüffrist zu.
Der Mieter hat ab Zugang zwölf Monate Zeit für Einwände. Er darf die Originalbelege einsehen; legen Sie sie deshalb geordnet nach Kostenart ab.
Schritt 7: Buchen und Vorauszahlung anpassen
Ist die Abrechnung versandt, buchen Sie das Ergebnis: die Nachzahlung als Forderung, das Guthaben als Verbindlichkeit. Für Ihre Steuererklärung zählen Nachzahlungen als Mieteinnahme im Jahr des Zuflusses, erstattete Guthaben mindern sie.
Danach lohnt der Blick nach vorn: Nach jeder Abrechnung dürfen Sie und der Mieter die Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB) – per Erklärung in Textform. Angemessen ist, was der letzten Abrechnung entspricht, plus konkret absehbare Steigerungen. Eine hohe Nachzahlung ist für beide Seiten unangenehm. Eine angepasste Vorauszahlung vermeidet sie im nächsten Jahr und schont Ihren Cashflow.
Die häufigsten Fehler auf einen Blick
- Frist verpasst: Die Nachforderung ist verloren, abrechnen müssen Sie trotzdem.
- Rechnung im falschen Jahr: Rechnungsdatum statt Leistungszeitraum angesetzt.
- Verwaltung und Reparaturen umgelegt: Klassiker bei der Übernahme der WEG-Hausgeldabrechnung.
- Leerstand auf andere Mieter verteilt: Die Gesamtfläche ohne leere Wohnungen gerechnet.
- Vereinbarte statt gezahlte Vorauszahlungen abgezogen.
- Sonstige Kosten ohne Vereinbarung: Positionen nach Nr. 17, die nicht im Mietvertrag stehen.
- Kabel-TV weiter umgelegt: seit Juli 2024 nicht mehr zulässig.