Handwerker beauftragen als Vermieter: Ausschreibung, Angebotsvergleich, Abnahme

Für Vermieter ist das Beauftragen von Handwerkern eine der teuersten Routineaufgaben. Der Unterschied zwischen einem guten und einem schlechten Auftrag liegt selten im Stundensatz – er liegt in der Vorbereitung. Wer unklar anfragt, bekommt unvergleichbare Angebote, Nachträge und Streit über die Frage, was eigentlich bestellt war.

Dieser Ratgeber folgt dem Ablauf, den auch die Quodomo-App für eine Instandhaltungsmaßnahme nutzt: Umfang → Beauftragung → Ausführung → Abnahme → Rechnung → abgerechnet.

Schritt 1: Den Umfang beschreiben – daraus entsteht der Auftrag

Bevor Sie eine Firma anrufen, sollten Sie aufschreiben, was gemacht werden soll. Je genauer, desto besser die Angebote. Gute Leistungsbeschreibungen haben vier Bestandteile:

1. Ort und Bereich: Innen oder außen? Welche Räume? Außenarbeiten (Fassade, Dach, Garten) beziehen sich nicht auf Räume, sondern auf Bauteile.
2. Maße: Länge, Breite, Höhe der Räume. Daraus ergeben sich Wand-, Decken- und Bodenflächen – die Mengen, nach denen Handwerker kalkulieren.
3. Arbeiten je Gewerk: Abbruch, Sanitär, Fliesen, Elektro, Maler … mit Mengen und Einheiten (m², lfm, Stück).
4. Fotos: Sie ersparen dem Handwerker oft den Ortstermin – und Ihnen eine Woche Wartezeit.

Die Baustelle beschreiben

Handwerker kalkulieren nicht nur die Arbeit, sondern auch die Umstände. Diese Angaben gehören deshalb in jede Anfrage:

• Ist die Wohnung bewohnt? Bewohnte Baustellen sind aufwendiger: Staubschutz, tägliche Reinigung, eingeschränkte Arbeitszeiten, eventuell ein Ersatz-WC während der Badsanierung.
• Zugang: Etage, Aufzug, Länge des Tragewegs, Parkmöglichkeit.
• Strom und Wasser bauseits – also von Ihnen gestellt?
• Ausstattungsniveau: einfach, mittel oder gehoben. Das ersetzt die Angabe konkreter Produkte; der Handwerker kalkuliert dann mit passenden Standardprodukten.

Schritt 2: Ausschreiben oder direkt beauftragen

Es gibt zwei Wege zum Auftrag:

	Ausschreibung	Direktauftrag
Wann	größere Maßnahmen, neue Gewerke, keine bewährte Firma	kleine Reparaturen, Wartung, bewährter Handwerker
Wie	mehrere Betriebe bekommen dasselbe Leistungsverzeichnis	eine Firma bekommt die Leistungsbeschreibung
Vorteil	Preisvergleich, Marktüberblick	schnell, eingespielte Zusammenarbeit
Nachteil	mehr Aufwand, Wartezeit	kein Preisvergleich

Die Grenze ist fließend: Eine Ausschreibung, auf die nur eine Firma antwortet, ist faktisch ein Direktauftrag. Und ein Direktauftrag, bei dem Sie doch noch eine zweite Firma fragen, ist eine Ausschreibung. Im Zweifel: ausschreiben.

Keine Preise ins Leistungsverzeichnis

Schreiben Sie Ihre Preisvorstellung nicht in die Anfrage. Eine sichtbare Schätzung beeinflusst jedes Angebot – nach oben, wenn sie hoch ist. Notieren Sie Ihre Kostenschätzung für sich, als Kontrollgröße.

Bitten Sie um einen Pauschalpreis für den gesamten Umfang, wenn Sie vor allem Verbindlichkeit wollen. Wer jede Position einzeln bepreisen muss, schlägt auf jede einen Puffer auf – die Summe liegt dann oft über einer Pauschale. Einheitspreise lohnen sich, wenn Mengen unsicher sind oder Sie später Nachträge bewerten müssen.

Schritt 3: Angebote prüfen und vergleichen

Wenn die Angebote da sind, vergleichen Sie nicht nur die Endsumme:

• Vollständigkeit: Hat jede Firma alle Positionen angeboten? Fehlende Positionen sind spätere Nachträge.
• Material: Ist Material enthalten, und in welcher Qualität?
• Brutto oder netto: Privatvermieter zahlen die Umsatzsteuer – vergleichen Sie brutto.
• Ausführungszeitraum: Kann die Firma in Ihrem Zeitfenster? Bei einer Leerstandssanierung kostet jede Woche Verzögerung eine Monatsmiete.
• Zahlungsziel und Abschläge: Bestimmen, wann die Kosten in Ihrem Cashflow erscheinen.
• Ausreißer: Ist ein Angebot 40 % günstiger als die anderen, fehlt meist etwas – oder die Firma hat sich verrechnet.

Fragt eine Firma nach einer Besichtigung oder stellt Rückfragen, beantworten Sie sie möglichst allen Bietern gleich – sonst bekommen Sie wieder unvergleichbare Angebote.

Schritt 4: Den Auftrag vergeben

Erteilen Sie den Auftrag schriftlich – per E-Mail genügt – mit:

• Bezug auf das Angebot (Nummer, Datum, Summe),
• Ausführungszeitraum mit Fertigstellungstermin,
• Zahlungsbedingungen,
• Ansprechpartner und Zugang zur Wohnung.

Den anderen Bietern sagen Sie kurz ab. Das gehört zum guten Ton – Sie wollen beim nächsten Mal wieder ein Angebot.

Schritt 5: Ausführung und Abnahme

Während der Ausführung lohnt sich ein Besuch zu den kritischen Zeitpunkten: bevor Leitungen in der Wand verschwinden, bevor gefliest wird, bevor die Abdichtung zugedeckt ist. Fotos davon sind später Gold wert.

Die Abnahme ist der wichtigste Termin des ganzen Auftrags. Mit ihr

• erklären Sie, dass die Leistung im Wesentlichen vertragsgemäß ist,
• wird die Rechnung fällig (§ 641 BGB),
• beginnt die Gewährleistung zu laufen – fünf Jahre bei Arbeiten an einem Bauwerk, zwei Jahre bei sonstigen Arbeiten (§ 634a BGB),
• dreht sich die Beweislast: Danach müssen Sie beweisen, dass ein Mangel vorliegt.

Machen Sie die Abnahme deshalb gemeinsam vor Ort und halten Sie sie schriftlich fest: Datum, Teilnehmer, erkannte Mängel mit Frist zur Beseitigung. Mängel, die Sie bei der Abnahme kennen, aber nicht vorbehalten, können Sie später nur eingeschränkt geltend machen.

Schritt 6: Rechnung prüfen und bezahlen

Prüfen Sie die Rechnung gegen den Auftrag: Stimmen Positionen und Mengen? Sind Nachträge enthalten, die Sie nicht beauftragt haben? Zahlen Sie per Überweisung, nicht bar – Sie brauchen den Zahlungsnachweis für die Steuer.

Bei Bauleistungen ist ein Sicherheitseinbehalt von 5 % bis zum Ende der Gewährleistung üblich, wenn er vereinbart ist. Ohne Vereinbarung dürfen Sie nur bei konkreten Mängeln einen Teil zurückhalten, in der Regel das Doppelte der Beseitigungskosten.

Schritt 7: Steuerlich richtig einordnen

Für die Steuer zählt nicht, was der Handwerker gemacht hat, sondern wozu. Drei Kategorien:

Kategorie	Beispiel	Steuerliche Behandlung
Erhaltungsaufwand	Bad erneuern, Heizung tauschen, Fassade streichen	im Jahr der Zahlung voll abziehbar; bei Wohngebäuden auf Antrag auf 2–5 Jahre verteilbar (§ 82b EStDV)
Modernisierung mit Wertsteigerung	erstmaliger Einbau eines Aufzugs, deutliche Standardhebung	teils Herstellungskosten – erhöht die Abschreibungsgrundlage
Herstellung / Erweiterung	Dachgeschossausbau, Anbau, neuer Balkon	Herstellungskosten – nur über die AfA abziehbar

Die 15-%-Grenze in den ersten drei Jahren

Die wichtigste Falle für Käufer: Geben Sie in den ersten drei Jahren nach dem Kauf mehr als 15 % des Gebäudewerts (ohne Umsatzsteuer) für Instandsetzung und Modernisierung aus, wird der gesamte Aufwand zu anschaffungsnahen Herstellungskosten (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Statt ihn sofort abzuziehen, schreiben Sie ihn dann mit dem Gebäude ab – bei den meisten Bestandsimmobilien über 50 Jahre.

Die Grenze ist schneller erreicht, als man denkt:

Wichtig dabei:

• Die drei Jahre laufen ab dem Übergang von Besitz, Nutzen und Lasten, nicht ab Jahresbeginn.
• Gezählt wird netto, also ohne Umsatzsteuer.
• Nicht mit eingerechnet werden Erweiterungen (die sind ohnehin Herstellungskosten) und jährlich übliche Erhaltungsarbeiten wie Wartung.
• Wird die Grenze erst im dritten Jahr überschritten, werden auch die bereits abgezogenen Kosten der Vorjahre rückwirkend umqualifiziert – Steuerbescheide werden geändert.

Wer größere Sanierungen plant, sollte sie deshalb vor dem Kauf in den Kaufpreis und die Kalkulation einpreisen – oder bewusst auf die Zeit nach den drei Jahren legen, wenn das Objekt vermietbar bleibt.

Kurz zusammengefasst