Excel ist das meistgenutzte Werkzeug für Immobilienkalkulationen – und ein gutes, solange die Vorlage stimmt und die Zahl der Objekte klein bleibt. Dieser Artikel ist kein Bashing: Wir zeigen, was eine Vorlage leisten muss, wo die typischen Fehler stecken, und ab wann die Excel-Tabelle Sie mehr kostet, als sie spart.
Was eine gute Vorlage enthalten muss
Prüfen Sie jede Vorlage – gekauft, heruntergeladen oder selbst gebaut – gegen diese Liste. Fehlt ein Punkt, ist die Rendite systematisch geschönt.
Mindestanforderungen an eine Kalkulationsvorlage
- Kaufnebenkosten nach Bundesland – Grunderwerbsteuer 3,5–6,5 %, Notar/Grundbuch, Makler; nicht pauschal 10 %
- Rendite auf Anschaffungskosten, nicht auf Kaufpreis – sonst fehlt ein halber Prozentpunkt
- Nicht umlagefähige Kosten – Verwaltung, Kontoführung, nicht umlegbares Hausgeld
- Instandhaltungsrücklage – mindestens 10 € / m² / Jahr, altersabhängig
- Mietausfallwagnis – 2–4 % der Jahresmiete
- Tilgungsplan über die Laufzeit – Zins- und Tilgungsanteil je Jahr, Restschuld je Jahr
- Restschuld nach Zinsbindung und Anschlussrate bei höherem Zins
- Steuern – AfA (Gebäudeanteil!), Zinsen als Werbungskosten, Grenzsteuersatz, Cashflow nach Steuern
- Mietentwicklung – Index oder Staffel, realistische Anpassung, nicht 3 % p. a. pauschal
- Eigenkapitalrendite und Cashflow getrennt – zwei verschiedene Fragen, zwei Zahlen
Die meisten kostenlosen Vorlagen erfüllen sechs bis sieben dieser Punkte. Die drei, die fast immer fehlen: Restschuld nach Zinsbindung, altersabhängige Rücklage und AfA auf den Gebäudeanteil statt auf den Kaufpreis.
Die fünf Fehler, die fast jede Excel-Kalkulation macht
1. Rendite auf den Kaufpreis
Die Formel =Jahresmiete/Kaufpreis ist in jeder zweiten Vorlage. Sie ignoriert 8–13 % Kaufnebenkosten und die Sanierung bei Kauf. Die richtige Basis sind die Anschaffungskosten – der Unterschied ist bei 5 % Brutto-Rendite ein halber Prozentpunkt.
2. Der Zins läuft ewig
Viele Vorlagen rechnen den Sollzins über 30 Jahre durch. In Wirklichkeit endet die Zinsbindung nach 10 oder 15 Jahren, und die Restschuld wird neu verzinst. Ohne diesen Bruch fehlt der wichtigste Risikofaktor der gesamten Kalkulation – der Zinsänderungs-Stresstest.
Werte der Quodomo-Beispielimmobilie, berechnet mit derselben Rechenlogik wie in der App. Alle Kennzahlen: Kennzahlen-Glossar.
3. Instandhaltung als Pauschale ohne Zeitachse
„1 € / m² / Monat“ in einer Zelle. Das ist bei einem Neubau zu viel und bei einem 1965er-Bau mit alter Heizung zu wenig – und es verschleiert, dass in Jahr 2 die Heizung und in Jahr 5 die Stränge kommen. Ein Maßnahmenplan mit Jahr und Betrag (Instandhaltungsrücklage berechnen) ist in Excel möglich, aber aufwendig – und wird deshalb nicht gemacht.
4. AfA auf den Kaufpreis
Die Abschreibung gilt nur für den Gebäudeanteil. Wer 2 % auf den vollen Kaufpreis rechnet, überschätzt die Steuerersparnis um 20–50 %, je nach Grundstücksanteil. Details: AfA.
5. Ein Objekt, ein Szenario
Excel rechnet, was in den Zellen steht. „Was, wenn die Miete 10 % niedriger ist? Wenn der Zins nach 10 Jahren bei 5,5 % liegt? Wenn ich in Jahr 3 sondertilge?“ – jede dieser Fragen bedeutet: Tabelle kopieren, Werte ändern, Ergebnisse von Hand vergleichen. Beim dritten Objekt mit je drei Szenarien haben Sie neun Tabellen und keinen Überblick.
| Netto-Mieteinnahmen | 12.840 € | |
| / | Anschaffungskosten | 257.922 € |
| = | Netto-Rendite | 5,63 % |
Werte der Quodomo-Beispielimmobilie, berechnet mit derselben Rechenlogik wie in der App. Alle Kennzahlen: Kennzahlen-Glossar.
Wo Excel wirklich stark ist
Fairerweise: Es gibt Dinge, die Excel besser kann als jedes Tool.
- Sonderfälle – Erbbaurecht mit Pachtanpassung, Teilvermietung, gewerbliche Einheiten, ungewöhnliche Finanzierungskonstrukte. Wenn die Struktur einmalig ist, ist die Tabelle schneller gebaut als ein Tool angepasst.
- Vollständige Transparenz – jede Formel ist sichtbar. Wer verstehen will, wie eine Kennzahl entsteht, lernt in Excel mehr. (Das ist auch der Grund, warum das Kennzahlen-Glossar von Quodomo jede Berechnung mit Zwischenschritten zeigt.)
- Keine Abhängigkeit – die Datei gehört Ihnen, für immer.
Ab wann ein Tool die bessere Wahl ist
Die Grenze liegt nicht bei der Komplexität, sondern bei der Anzahl – der Objekte, der Szenarien, der Jahre.
| Situation | Excel | Tool |
|---|---|---|
| Ein Objekt, erste Einschätzung | ✓ | ✓ |
| Ein Objekt, vollständig mit Steuern, Zinsbindung, Rücklage | mit Aufwand | ✓ |
| Drei bis zehn Objekte vergleichen | unübersichtlich | ✓ |
| Szenarien (Zins, Miete, Sondertilgung) nebeneinander | Tabellen kopieren | ✓ |
| Besichtigung, Sanierungsbedarf, Fotos am Objekt | separat | ✓ (App) |
| Report für die Bank | Formatierungsarbeit | ✓ (automatisch) |
| Nach dem Kauf: Vermietung, Nebenkosten, Instandhaltung weiterführen | neue Tabellen | ✓ (derselbe Datensatz) |
| Einmalige Sonderkonstruktion | ✓ | eingeschränkt |
Der letzte Punkt ist der, der langfristig zählt: Eine Kalkulationstabelle endet mit dem Kauf. Danach beginnen Nebenkostenabrechnung, Mieterhöhungen, Instandhaltungsplanung – in neuen Tabellen, ohne Verbindung zur ursprünglichen Kalkulation. Ein Tool, das den gesamten Lebenszyklus abbildet, hält die Ist-Zahlen gegen die Planung – und Sie sehen nach drei Jahren, ob Ihre Annahmen gestimmt haben.